La segreteria ha il compito di portare lo studio alla crescita. Il corso di segreteria avanzata di Nicola Pavan è il catalizzatore che ti serve per portare il tuo studio dentistico al prossimo livello. Il segreto per un'esperienza cliente indimenticabile? Una segreteria ben organizzata e formata.

Immagina la tua giornata in studio…

Arrivi al lavoro, la tua segretaria ti saluta con un sorriso radioso. Il telefono squilla, lei risponde con professionalità e cortesia, gestendo ogni chiamata con la sicurezza di chi sa esattamente cosa fare. Gli appuntamenti sono programmati perfettamente, senza sovrapposizioni o ritardi.

Nessuno è stressato, l'atmosfera è serena e i pazienti sembrano rilassati. Questo è il potenziale che il tuo studio può raggiungere con il nostro supporto.

Ma attualmente, potresti trovarti in una situazione diversa. Le assistenti sono oberate di lavoro, costrette a destreggiarsi tra la gestione della segreteria e l'assistenza ai pazienti. Il telefono non smette di squillare, creando tensioni in studio.. e non sanno bene come rispondere in modo professionale!

Gli appuntamenti si sovrappongono, i pazienti attendono, le richieste vengono messe in attesa. Capita anche che qualche debito rimanga insoluti, creando ulteriori complicazioni.

Ma se non basta…vediamola dal punto di vista del paziente.

Ti è mai capitato di recarvi dal dentista e suonare il campanello, subito dopo sentiamo un rumore che ci indica che la porta è sbloccata, la apriamo e poi non troviamo nessuno ad accoglierci alla reception.

Quindi ci troviamo da soli in sala e dopo alcuni minuti interminabili arriva l’assistente affannata che ci fa accomodare in poltrona. Per non parlare del fatto che ci fanno sedere nel riunito e in alcuni casi capita che dobbiamo aspettare ancora.

Come se non bastasse il dentista arriva in velocità, ci guarda in bocca e se è un controllo ci spiega un qualcosa mentre siamo seduti in poltrona. Poi quando usciamo dalla sala abbiamo confusione perché spesso non abbiamo capito bene. Questo può portare a rispondere “ci devo pensare”.

Inoltre quando arriviamo a casa non ci ricordiamo quel poco che abbiamo inteso. Se poi richiamiamo in studio per delucidazioni non troviamo il dottore e succede che l’assistente impegnata non riesce a gestire la telefonata ed ecco che scegliamo di rivolgerci ad altri.

Ti rendi conto che qualcosa deve cambiare. Che serve un cambiamento radicale, un passo avanti.

Il nostro corso è basato su metodi comprovati che hanno aiutato i nostri clienti a vedere un aumento in media del 34% nell'efficienza della gestione degli appuntamenti e un incremento del 25% nell'efficacia del recupero dei crediti insoluti.

Grazie al nostro intervento il tuo team potrà:

• Migliorare la gestione dell'agenda: Impara a gestire gli appuntamenti in modo da massimizzare la produttività e ottimizzare l'uso delle risorse.
• Aumentare l'efficienza della reception: Scopri le tecniche per creare un ambiente di accoglienza confortevole ed efficiente.
• Gestire il tuo team senza stress: Evita tensioni nello studio con la formazione professionale delle tue assistenti e segretarie.

Ecco i Moduli Chiave del Corso

• La Telefonata: Scopri come formare le tue assistenti a rispondere in maniera professionale e cortese ad ogni chiamata, fissando appuntamenti e gestendo le informazioni in modo efficace.
• Gestione del Tempo: Impara a organizzare il tuo tempo e gli spazi per colloqui privati con i pazienti, per discutere di temi delicati come i pagamenti in un ambiente riservato e tranquillo.
• Gestione dell'Agenda: Con il nostro corso, ti mostreremo come costruire un'agenda di appuntamenti produttiva, eliminando i micro appuntamenti costosi e poco efficienti.
• Recupero dei Crediti: Con il nostro corso, imparerai tecniche efficaci per il recupero dei crediti insoluti, mantenendo un approccio professionale e rispettoso. Andiamo più nel dettaglio…

La telefonata

La telefonata è fondamentale. Pensate ad una voce che risponde in maniera cortese e professionale, comprende le esigenze del paziente e gli fissa un appuntamento, riportando le informazioni raccolte nella scheda all’interno del gestionale.

Il medico con un clic avrà già moltissime informazioni ancora prima di vedere la persona. Per cui alla segretaria si forniranno una serie di script e la si eserciterà per avere sempre la risposta pronta ad ogni situazione. Creeremo poi anche il suo mansionario, in modo che qualsiasi persona che dovrà sostituirla avrà tutte le informazioni corrette.

Nel corso Segreteria andremo anche a sviluppare i vari metodi di pagamento, aiuteremo le segretarie ad allenarsi per chiedere i pagamenti anticipati o per istruire le pratiche di finanziamento.

Per quanto riguarda i finanziamenti oggi ci sono molti strumenti disponibili, alcuni che non richiedono pratiche particolari fino a 5 mila euro, altri invece che finanziano importi superiori.

Gestione del tempo

È opportuno gestire bene gli spazi dell’appuntamento, in modo da non essere disturbati durante il colloquio con il paziente, quindi non possiamo parlare di denaro in reception con le altre persone che ascoltano.

Organizzeremo dunque un appuntamento in ufficio con la porta chiusa per non farci distrarre. Nel caso in cui non ho ancora uno spazio dedicato gestiremo l’agenda creando una giornata o mezze giornate dedicata alle vendite, se anche saremo in reception non avremmo altre persone ad ascoltare.

Gestione agenda

Andremo anche a sviluppare la gestione dell’agenda. Ci concentreremo su come costruire un’agenda di appuntamenti che siano molto produttivi, eliminando tutte quelle serie di micro appuntamenti che comportano un costo esagerato di monouso.

Una nuova gestione ci permette di relazionarci con l’area clinica, di imparare a fare gruppo con le assistenti ed i dentisti per gestire assieme a loro la pianificazione terapeutica, in modo da creare un’agenda che aumenti la produttività e riduca i costi di gestione.

Ecco che con questo metodo andremo a determinare a tavolino la produttività dei prossimi mesi. Quindi revisioneremo i vecchi preventivi, organizzeremo non solo i richiami di igiene ma anche dei pazienti che non vengono da diverso tempo (in alcuni corsi li chiamano dormienti) aggiorneremo il data base e lo utilizzeremo per azioni di marketing interno.

Recupero crediti

Si costruirà una lista con gli insoluti e ci si allenerà per chiederne il rientro. Avremo diverse metodologie da applicare prima di decidere di passare alcune pratiche al legale. Quindi vedremo la prima serie di telefonate da fare, le lettere da inviare e le raccomandate.

E già con questa modalità si rientra dagli insoluti. In casi estremi, dopo che avremmo espletato le azioni precedenti senza ricevere risposta dai debitori, potremmo ingaggiare l’avvocato che avrà tutti gli elementi a disposizione come le lettere e le raccomandate inviate in precedenza per procedere.

Oltre a vedere questi aspetti e molti altri verrà dedicata anche una sessione di consulenza in studio (online o in presenza) non solo per fare applicare quello che si è appreso al corso ma anche per vedere nel dettaglio le azioni da fare.

Cosa dicono i nostri clienti

Ecco cosa dice uno dei nostri clienti, il Dr. Pianegonda: "Nicola Pavan è il cambiamento che stavamo cercando. Grazie al suo corso, il nostro studio ha raggiunto nuovi traguardi di efficienza e produttività. Abbiamo risolto problemi di gestione che ci affliggevano da tempo e abbiamo visto un netto miglioramento nel servizio ai pazienti e nell'ambiente di lavoro. Il corso è un investimento che ha ripagato in breve tempo."

Sei Pronto per la Rivoluzione?

Il tuo studio merita il meglio. Investi nel futuro del tuo studio oggi.

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Non aspettare, agisci adesso per un futuro più luminoso per il tuo studio dentistico.

Se vuoi sapere qualcosa di più ti lascio qui il bottone per chiedere una consulenza. Vedremo insieme quello che posso fare per te.

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